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《宝鸡市档案馆纸质档案数字化成果接收标准》(2018)
时间:2018-04-11 16:37  来源:宝鸡市档案局   作者:佚名   点击:

(2018年3月29日 宝鸡市档案局发布)
 

  为了规范纸质档案数字化成果接收,确保进入市档案馆纸质档案数字化成果质量符合要求,依据《国家档案局档案数字化光盘标识规范》、《宝鸡市纸质文书档案数字化加工标准》和《宝鸡市文书档案目录数据交换格式与著录项目细则》等规范,特制定本标准。
  一、接收范围
  纸质档案数字化成果接收范围为市级各单位保管的永久和30年以上(含30年)纸质档案数字化成果。纸质档案数字化成果包括纸质档案数字化目录数据、全文图像数据(jpg图像、pdf文件)等。在移交纸质档案的同时必须移交纸质档案数字化成果。
  二、质量要求
  1.各单位移交的目录数据须符合《宝鸡市文书档案目录数据交换格式与著录项目细则》规定,确保著录的项目与著录内容完整、准确和规范。
  2.目录数据文件命名以“全宗号+全宗名称+年度+.文件格式”。示例:“073宝鸡市体育局2008.xls”。
  3.各单位移交的全文图像文件命名、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像处理等必须符合《宝鸡市纸质文书档案数字化加工标准》规定,确保图像完整、准确与清晰。
  4.jpg格式以每一页为一个图像文件,命名符合纸质档案数字化jpg图像命名规则;pdf格式以每件为一个图像文件,由jpg格式的图像合并而成,命名符合纸质档案数字化pdf文件命名规则。
  5.数字化成果的目录数据、jpg图像、pdf文件与纸质档案实体应保持一致。
  6.jpg、pdf文件夹层级清楚,符合规范。档号中没有机构问题项的需取掉机构问题层级文件夹。
  7.成果中存放有jpg图像的“JPG”文件夹、存放有pdf格式文件的“PDF”文件夹、目录数据都应存放光盘文件(夹)顶层,目录数据切勿存放在文件夹中。示例图片:

  三、光盘标识要求
  移交的纸质档案数字化成果光盘应进行规范的盘面标识、盘盒标识。
  1.盘面标识包括:光盘编号、套号、类型及容量、制作单位、制作日期、复制单位、复制日期等。
  光盘编号:填写全宗号、档案门类代码、年度、光盘序号,中间用分隔符连接。示例101-WS(代表文书档案)-2008-001。
  套号:填写存储档案光盘载体的套号。用大写英文字母A、B、C表示,A表示封存保管,B表示查阅利用,C表示异地保存。移交市档案馆的纸质档案数字化成果填写A。
  类型及容量:填写光盘载体的类型及存储数据的容量。示例:DVD+R、4.7G等。
  制作单位:填写制作光盘内容的立档单位。
  制作日期:填写制作光盘的年、月、日。示例:20180227。
  复制单位:填写复制光盘的单位。没有可空缺。
  复制日期:填写复制光盘的年、月、日。示例:20180227。
  光盘盘面式样见附件2。
  2.盘盒纸标识分为:盘盒纸封面标识(见附件3)、盘盒纸封底标识(见附件4)。
  盘盒纸封面标识包括:光盘编号、套号、全宗名称、内容摘要、保管期限、密级与保密期限、档案级光盘。
  盘盒纸封底标识包括:文件格式、类型容量、运行环境、制作单位、制作日期、复制单位、复制日期、备注。
  光盘编号、套号、类型容量、制作单位、制作日期、复制单位、复制日期标识内容同盘面标识内容一致。
  全宗名称:填写光盘内档案的全宗名称。
  内容摘要:填写对档案信息内容的简要说明,标明光盘存储内容所对应的全宗号、目录号、起止卷号、起止时间、机构问题、保管期限、件数、页数等。
  示例:073宝鸡市体育局,2008年,党组、办公室、竞训科、群体科归档文件共计200件,800页。
  保管期限:填写存储在光盘内档案的保管期限。
  密级与保管期限:填写存储在光盘内档案的最高密级与最长保密期限。
  档案级光盘:填写是与否。
  文件格式:填写光盘内各种文件的存储格式。示例:XLS、JPG、PDF等。
  运行环境:一般应填写window环境。如在其他环境下产生的文件、光盘,需注明特殊运行环境。
  备注:填写特殊情况的说明。没有需要特别说明的不填写。
  盘盒纸标识需规范打印。盘面标识填写使用符合档案保护要求的书写材料(如光盘标签笔),也可使用支持光盘盘面的打印机打印,光盘盘面禁止使用粘贴标签。
  四、接收要求
  1.数字化成果移交应分年度刻录光盘,每张数字化成果光盘中jpg与pdf内容应相互一致。每张光盘都应包含移交的档案所在年度目录数据。
    2.各单位移交纸质档案数字化成果采用移动硬盘(U盘)提交市档案馆。成果经市档案馆检查合格后,移交单位进行光盘刻录;不符合要求的修改至合格后,进行光盘刻录。光盘盘面、盘盒纸封面、封底标识规范,光盘单片装于标准光盘盒。
  3.移交的纸质档案数字化成果光盘一式两套,市档案馆和移交单位分别保管一套。光盘采用不可擦写DVD光盘。
  4.纸质档案数字化成果移交时填写《纸质档案数字化成果交接文据》(见附件1)。
  五、光盘备份要求
  1.未到移交期限纸质档案的数字化成果可将成果光盘备份一套至市档案馆。
  2.备份光盘可多年度合并刻录。
  3.备份光盘需要做盘面、盘盒标识。“光盘编号”采用全宗号、档案门类代码、套号(C)、序号,中间用分隔符连接,下一年度备份时,序号承接上年度序号;示例:101-WS(代表文书档案)-C-001;标识项目“内容摘要”中要说明为备份成果;“套号”选择C;其余标识同移交纸质档案数字化成果光盘标识要求。


附件1

纸质档案数字化成果交接文据



附件2

光盘盘面



附件3

盘盒纸封面标签



附件4

盘盒纸封底标签
 

  


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